Software ပရော့ဂျက်ကို အောင်မြင်စွာ အုပ်ချုပ်နိုင်ရန် အကောင်းဆုံးနည်းလမ်းများ

    ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာ တစ်ယောက်ဆိုသည်မှာ မိမိရဲ့ အဖွဲ့၊ လုပ်ဆောင်နေသောအလုပ်ရဲ့ပမာဏ၊ ပြသနာဖြစ်လာသောအခါ ဖြေရှင်းခြင်း အစရှိသောအရာများကို စီမံခန့်ခွဲနေရသောသူဖြစ်ပါသည်။ ထိုသို့ဆိုလျှင် ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာကောင်း တစ်ယောက်ဟုတ်၊ မဟုတ်မည်သို့ ကျွနုပ်တို့အဓိပ္ပာယ်ဖွင့်ဆိုကြပါမလဲ? အကောင်းဆုံးပရော့ဂျက်မန်နေဂျာ ဆိုသည်မှာ အရည်အသွေးပြည့်မီသော ပရော့ဂျက်ကို သတ်မှတ်ထားသော budget အတွင်း အချိန်မှီပြီးစီးအောင် customer ဆီပေးအပ်နိုင်သောလူကိုခေါ်ဆိုပါသည်။ project တစ်ခု အောင်မြင်ခြင်း ကျရှုံးခြင်းဆိုသည်မှာ ပရော့ဂျက်မန်နေဂျာတစ်ယောက်မှ ပရော့ဂျက်လုပ်ဆောင်နေစဉ်ကာလအတွင်း အခက်အခဲပြသနာများရှိသောအခါ အဆင်မပြေမှုများရှိသောအခါတွင် မည်သို့ဖြေရှင်းသည်၊ တာဝန်မည်သို့ယူသည်၊ မည်သို့ပြန်လည်ဖြေရှင်းသည် ဆိုသည့်အပေါ်တွင် အများကြီးမူတည်ပါသည်။ ဥပမာအနေဖြင့်ဆိုရလျှင်, ပရော့ဂျက်ကိုစီမံခန့်ခွဲရခြင်းသည် ကားတစ်စီးကိုမောင်းနှင်ရခြင်းနှင့်တူသည်ဆိုလျှင်, project manေger ဆိုသည်မှာ ကားမောင်းသူနှင့်အလားသဏ္ဍန်တူပါသည်။ ကားမောင်နှင်သူမှ မတူညီသည့်အခြေအနေများတွင် ကားကိုမည်သို့ ထိန်းချုပ်မောင်းနှင်မည်၊ မည်သည့်အချိန် မည်သည့်နေရာတွင် မည်သည့် tool ကိုသုံးမည် အစရှိသဖြင့်စဉ်းစားတွေးခေါ်နိုင်ရမည် ဖြစ်ပါသည်။ ထို့အပြင် Project Manager သည် ဆက်ဆံနေရသည့် အဖွဲ့အစည်းများအားလုံး၊ အဖွဲ့ဝင်များအားလုံး၊ customer နှင့် company ကြားထဲတွင် မည်သို့ အဆင်ပြေပြေ လုပ်ဆောင်ရမည်ကို သိဖို့လည်း လိုအပ်ပေသည်။
Project Manager တစ်ယောက်၏တာဝန်မှာ customer ထံမှ requirement ကို စတင်ကောက်သူသည့်အချိန်မှစပြီး လိုအပ်သော resources များကိုစုနေသည်ကအလယ် အရည်အသွေးပြည့်မှီသည့် software product ကို အချိန်မှီပြန်လည်အပ်နှံသည့် အချိန်က အဆုံးအစရှိသဖြင့် များပြားလှပါသည်။ အောက်တွင်ဖော်ပြထားသည့် အချက်အလက်များမှာ project တစ်ခုကိုစီမံခန့်ခွဲသည့်အခါတွင် အရေးကြီးသည့်အချက်အလက်များဖြစ်ပါသည်။
Requirement Analysis
Requirement Analysis ဆိုသည့်အဆင့်တွင် client နှင့်ပုံမှန်အစည်းအဝေးလုပ်ပြီး client ထံမှ requirement များကိုရယူရန်ဖြစ်ပါသည်။ ဤအဆင့်တွင် Project manager အနေဖြင့် အောက်ဖော်ပြပါအချက်များကို ရှင်းလင်းပြတ်သားစွာ သိရှိနေရန်လိုအပ်ပါသည်။
၁။ Project လုပ်ရခြင်း၏ရည်ရွယ်ချက်
၂။ client မှယခုပြုလုပ်သော software မှရရှိမည့်အကျိုးကျေးဇူး
၃။ Project scope ကို client နှင့်သဘောတူညီမှုရရှိသည်အထိ ဆွေးနွေးခြင်း

Managing Resources
Managing Resources ဆိုသည့်အဆင့်တွင် Project လုပ်ရာတွင်လိုအပ်သည့် resources များဖြစ်သည့် လူများ၊ စက်ပစ္စည်းများ၊ အချိန်၊ ငွေအစရှိသည့် အရာများအားလုံးကို စီမံခန့်ခွဲခြင်းကို ဆိုလိုပါသည်။ Project Manager တစ်ယောက်အနေဖြင့် Managing Resource     အဆင့်တွင် အောင်ပါအချက်များကို သတိပြုရန် လိုအပ်ပါသည်။
၁။ လူများကို စီမံခန့်ခွဲခြင်းဆိုသည်မှာ လိုအပ်သောအချိန်တွင် သင့်တော်သောအရည်အချင်းရှိသည့် လူများကို သူ့နေရာနှင့်သူ စီမံခန့်ခွဲခြင်းဖြစ်ပါသည်။ ဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် မည်သည့်အရာကို မည်သည့်အချိန်တွင် မည်သို့သောအရည်အသွေးဖြင့် ပြီးမြောက်အောင်ဆောင်ရွက်နိုင်မည် သိရှိအောင်ဆောင်ရွက်ထားခြင်း၊ ထိုသူတို့ကို စိတ်ဓာတ်ခွန်အားပေးခြင်း အစရှိသည်တို့ကို Project Manager မှလုပ်ဆောင်ရပါမည်။ ထိုသို့မလုပ်လျှင် Project အချိန်မှီမပြီးစီးဘဲ နှောင့်နှေးခြင်းများ ဖြစ်ပေါ်နိုင်ပါသည်။ ထို့အပြင် တာဝန်မကျေသော အချို့သောဝန်ထမ်းများကြောင့် အခြားသူများအပေါ်တွင်လည်း တာဝန်များပိုလာနိုင်ပါသည်။
၂။ Team Member များကို သင့်တော်သောRole သတ်မှတ်ခြင်းကလဲ အလွန်အရေးပါပါသည်။ Project Manager တစ်ယောက်အနေဖြင့် Team Member များ၏ Role နှင့် Responsibility ကိုသတ်မှတ်ရပါမည်။

Project Work Plan
Project များလုပ်ဆောင်ရာတွင် Project schedule လည်းရှိရန်လိုအပ်ပါသည်။ ထိုသို့ schedule လုပ်သောအခါတွင် အောက်ဖော်ပြပါအချက်များကို သတိထားရန်လိုအပ်ပါသည်။
၁။ Team Member များနှင့်တိုင်ပင်ပြီး Project Schedule ပြုလုပ်ခြင်း။
၂။ Project Manager တစ်ယောက်အနေဖြင့် Schedule လွဲချော်မှုများရှိတတ်သည်ကို ကြိုတင်စဉ်းစားထားပြီး ပြင်ဆင်ထားရန်လိုအပ်ပါသည်။
၃။ Project Manager ဆိုသည်မှာ အဆိုပါ project ကိုကောင်းမွန်စွာ ပြီးဆုံးရန်တာဝန်ယူထားရသည့်လူ ဖြစ်သည့်အတွက် Backup Plan လဲရှိရန်လိုအပ်ပါသည်။

Monitoring
Project team မှ Project Plan အတိုင်းလုပ်ဆောင်နေစဉ် အတွင်းမှာလဲ အမြဲတမ်းစောင့်ကြည့်ပြီး ခြေရာခံနေရန်လိုအပ်ပါသည်။ အထူးသဖြင့် အောက်ပါအချက်များကို စောင့်ကြည့်ရပါမည်။
၁။ Project Scope မှလွဲချော်သွားခြင်းရှိ/ မရှိ
၂။ Schedule အတိုင်းပြီး မပြီး
၃။ သတ်မှတ်ထားသည့် budget အတွင်းဝင်/ မဝင်
အထက်ဖော်ပြပါအချက် ၃ ချက်အပြင်၊ အခြားအရေးကြီးသည့် အချက်တစ်ချက်မှာ Risk Management ဖြစ်ပါသည်။ ကျွနုပ်တို့မည်မျှပင်အစီအစဉ်ဆွဲသော်လည်း မမျှော်လင့်သောပြသနာအချို့နှင့် တွေ့ကြုံရသည့် အခြေအနေများလည်း ရှိတတ်ပါသည်။ ဥပမာအားဖြင့် ဝန်ထမ်းများထဲတွင် Technical Skill အားနည်းခြင်း၊ လိုအပ်သော စက်ပစ္စည်းများ အချိန်မှီမရရှိခြင်း၊ အရေးကြီးဝန်ထမ်းများ အလုပ်ထွက်သွားခြင်း၊ customer နှင့်နားလည်မှုလွဲခြင်း အစရှိသည်များဖြစ်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် အဆိုပါ Risk များကိုရှောင်ရှားနိုင်ရန် ကြိုတင်ပြင်ဆင်မှုများပြုလုပ်ထားပြီး ဖြစ်လာသည့်အခါတွင်လည်း စိတ်အေးအေးထားပြီး ရင်ဆိုင်ရန်အရေးကြီးလှပေသည်။
အထက်ဖော်ပြပါအချက်အလက်များက သင် Project တစ်ခုကိုပြုလုပ်သည့်အခါတွင် သတိထားရမည့် အချက်အလက်များ အနေဖြင့် ကူညီပေးနိုင်မည်ဟုမျှော်လင့်ပါသည်။ အရေးအကြီးဆုံးမှာ မိမိ၏ လုပ်ဆောင်နေကျနည်းလမ်းများကို မှတ်သားထားပြီး ပိုမိုကောင်းမွန်သည့်နည်းလမ်းကို ရှာဖွေတွေ့ရှိလျှင် ထိုနည်းလမ်းကိုပါပေါင်းစပ်ပြီး မိမိအတွက် အဆင်ပြေဆုံး အကောင်းဆုံး Project Management Practice ကိုတည်ဆောက်နိုင်မည်ဟု ယုံကြည်ပါသည်။

By
Mya Myint Zu